Remarque : Veuillez noter que les indications ci-dessous sont une traduction de la langue allemande des informations de BABOR relatives à la protection des données. Les indications comprennent donc en particulier les dispositions européennes relatives à la protection des données. Les prescriptions nationales de votre pays de résidence, en particulier dans le cadre de l'exécution des prescriptions légales ainsi que de la préservation des obligations légales de conservation, peuvent donc différer dans certains cas.
Dans le cadre de la relation commerciale entre Dr. Babor GmbH & Co. KG, des données à caractère personnel sont traitées par la partie contractante.
1. Qui est responsable du traitement des données ?
Le service responsable du traitement des données est Dr. BABOR GmbH & Co. KG, conjointement avec Babor Retail GmbH, dont le siège est Neuenhofstraße 180, D- 52078 Aix-la-Chapelle, Tél. : + 49 (0) 241 / 5296 - 0, e-mail : [email protected]
Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données à l'adresse suivante : [email protected]
2. Quelles sont les données traitées ?
Nous traitons les données suivantes tout d'abord pour préparer et exécuter des contrats avec vous (art. 6. al. 1 b RGPD - exécution d'obligations contractuelles). Cela comprend notamment
· Nom, prénom du cocontractant (pour les personnes morales, également des interlocuteurs)
· Adresse de facturation
· Adresse(s) e-mail pour la communication avec les clients, l'envoi de factures et la mise à disposition d'autres informations dans le cadre de la relation contractuelle
· Connexion au compte
BABOR met à la disposition de ses partenaires commerciaux un "portail client" via lequel d'autres données que vous y divulguez peuvent être traitées (par example, le nom,l’ adress, contact informations).
3. les finalités du traitement
Nous utilisons ces données pour la préparation et l'exécution de la relation commerciale. Cela comprend notamment la communication nécessaire concernant nos produits, vos commandes et les nouveautés à venir, la coordination des rendez-vous et les informations sur les formations et les événements.
Nous traitons les données personnelles (notamment le nom, le prénom et l'adresse e-mail) des personnes de contact dans votre entreprise sur la base de notre intérêt légitime à garantir une communication sans faille avec nos partenaires commerciaux et à remplir nos obligations contractuelles (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD).
Dans des cas particuliers (par exemple, utilisation de photos ou d'indications particulières), nous vous demanderons votre consentement pour le traitement de ces données personnelles. Le traitement est alors basé sur l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD - consentement). Vous pouvez révoquer vos consentements à tout moment avec effet pour l'avenir.
Nous traitons également vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour remplir des obligations légales (par ex. lois commerciales, fiscales) ou pour remplir des obligations fiscales de contrôle et de déclaration, ainsi que pour archiver des données à des fins de sécurité des données (par ex. fichiers journaux lors de l'accès à nos systèmes informatiques tels que le portail client) et de contrôle par les autorités fiscales et autres. En outre, la divulgation de données à caractère personnel peut être nécessaire dans le cadre de mesures administratives/judiciaires (demandes des autorités à des fins de collecte de preuves, de poursuites pénales ou d'application de droits civils). Le traitement se fonde alors sur l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD - respect des obligations légales.
Nous pouvons en outre utiliser vos données personnelles sur la base d'une mise en balance des intérêts afin de préserver l'intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD) de nous-mêmes ou de tiers. Cela se fait aux fins suivantes :
· pour la publicité ou l'étude de marché, si vous ne vous êtes pas opposé à l'utilisation de vos données ; par ex. lors de l'utilisation de notre portail en ligne ou des solutions de caisse
· pour la conservation limitée de vos données, si leur suppression n'est pas possible ou n'est possible qu'au prix d'efforts disproportionnés en raison de la nature particulière de la conservation.
· pour le développement de services et de produits ainsi que de systèmes et de processus existants.
· pour des évaluations statistiques ou des analyses de marché.
· pour les certifications d'affaires de droit privé ou d'autorités publiques.
· pour faire valoir des droits juridiques et se défendre en cas de litiges juridiques qui ne sont pas directement liés à la relation contractuelle.
· pour la garantie et l'exercice de notre droit de domicile par des mesures appropriées (par ex. surveillance vidéo) lorsque vous nous rendez visite.
· Pour la classification des clients.
4. qui reçoit vos données ?
Nous transmettons vos données personnelles au sein de notre entreprise aux secteurs et aux sociétés qui ont besoin de ces données pour remplir leurs obligations contractuelles et légales ou pour mettre en œuvre notre intérêt légitime.
En outre, les organismes suivants peuvent recevoir vos données :
- Sous-traitants auxquels nous faisons appel (art. 28 RGPD), prestataires de services pour des activités de soutien et autres responsables au sens du RGPD, en particulier dans les domaines des services informatiques, de la logistique, des services de messagerie, des services d'impression, des centres informatiques externes, du soutien/maintenance d'applications informatiques, de l'application CRM, de l'archivage, du traitement des justificatifs, de la comptabilité et du contrôle de gestion, de la destruction de données, de l'achat/approvisionnement, de la gestion des clients, des letter shops, du marketing, de la téléphonie, de l'outil de newsletter, de la gestion de sites web, du conseil fiscal, des services d'audit, des instituts de crédit.
- les services et institutions publics, en cas d'obligation légale ou administrative selon laquelle nous sommes tenus de fournir des informations, de communiquer ou de transmettre des données, ou si la transmission des données est dans l'intérêt public
- aux organismes et institutions sur la base de notre intérêt légitime ou de l'intérêt légitime du tiers (par exemple aux autorités, aux agences de renseignements, au recouvrement de créances, aux avocats, aux tribunaux, aux experts et aux instances de contrôle)
- autres organismes pour lesquels vous nous avez donné votre accord pour la transmission des données.
5. contact avec notre service
Si vous avez des questions à nous poser, n'hésitez pas à envoyer un message à notre Customer Support.
Pour ce faire, vous pouvez envoyer un e-mail à [email protected] ou nous appeler.
Si vous profitez de ces possibilités et prenez contact avec nous, nous utilisons vos données pour répondre à vos demandes et prendre contact avec vous. La base juridique pour le traitement des données qui y est lié est l'article 6, paragraphe 1, b du RGPD pour les demandes liées à un contrat, et l'article 6, paragraphe 1, f du RGPD pour le reste, en raison de notre intérêt à traiter correctement et rapidement les demandes entrantes et à documenter le résultat du traitement.
Nous enregistrons et gérons toutes les demandes dans un système de tickets. Ce système nous permet de traiter les demandes de manière systématique et d'accélérer le traitement en interne. Le traitement de la demande est documenté par les personnes concernées dans le système de tickets.
En se basant sur le délai de conservation légal, les données saisies sont effacées après le traitement final et au plus tard après 6 ans.
6. transfert de vos données à un pays tiers ou à une organisation internationale
Un traitement des données en dehors de l'UE ou de l'EEE a lieu pour certaines procédures. Dans ces cas, nous nous assurons par contrat qu'un niveau de protection comparable est garanti par le sous-traitant et que des accords comparables sont conclus.
7. combien de temps conservons-nous vos données ?
Si nécessaire, nous traitons vos données personnelles pendant la durée de notre relation commerciale, ce qui comprend également l'initiation et l'exécution d'un contrat.
En outre, nous sommes soumis à différentes obligations de conservation et de documentation, qui découlent notamment du code de commerce (HGB) et du code fiscal (AO). Les délais de conservation ou de documentation qui y sont prescrits s'étendent jusqu'à dix ans après la fin de la relation commerciale ou du rapport juridique précontractuel.
Enfin, la durée de stockage s'évalue également en fonction des délais de prescription légaux qui, par exemple, selon les articles 195 et suivants du Code civil allemand (BGB), sont en général de trois ans, mais peuvent aller jusqu'à trente ans dans certains cas. Des délais de conservation différents sont mentionnés sous les chiffres respectifs de la présente note d'information.
8. vos droits en matière de protection des données
Vous avez le droit à l'information selon l'article 15 du RGPD, le droit à la rectification selon l'article 16 du RGPD, le droit à l'effacement selon l'article 17 du RGPD, le droit à la limitation du traitement selon l'article 18 du RGPD ainsi que le droit à la portabilité des données selon l'article 20 du RGPD). Si nous traitons vos données personnelles sur la base d'un intérêt légitime ou à des fins de publicité directe, vous avez en principe un droit d'opposition au traitement de vos données personnelles par nos soins, conformément à l'article 21 du RGPD. Ce droit d'opposition s'applique en présence de circonstances particulières dans votre situation personnelle, dans la mesure où les intérêts impérieux et légitimes de notre entreprise ne s'y opposent pas. Si vous souhaitez faire valoir l'un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ou [email protected].
9. l'étendue de vos obligations de nous fournir vos données
Vous ne devez fournir que les données nécessaires à l'établissement et à l'exécution d'une relation commerciale ou d'une relation précontractuelle avec nous, ou que nous sommes légalement tenus de collecter. Sans ces données, nous ne serons généralement pas en mesure de conclure ou d'exécuter le contrat. Cela peut également concerner des données nécessaires ultérieurement dans le cadre de la relation commerciale. Dans la mesure où nous vous demandons en outre des données, nous vous informons séparément du caractère volontaire de ces informations.
10. votre droit de recours auprès de l'autorité de surveillance compétente
Vous disposez d'un droit de recours auprès de l'autorité de surveillance de la protection des données (article 77 du RGPD).
L'autorité de surveillance compétente pour nous est le responsable de la protection des données et de la liberté d'information du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie.